Blog Cloud ERP Technology

Elevating Education: How Schools Can Improve the AP Process in 2024

Introduktion

I utbildningens ständigt föränderliga landskap är effektiva och välorganiserade administrativa processer nyckeln till att leverera en sömlös upplevelse för elever, föräldrar och lärare. En avgörande aspekt av detta är hantering av leverantörsreskontra (AP). År 2024 kan skolor göra betydande framsteg för att förbättra AP-processen genom att anta innovativa metoder och utnyttja teknik. Den här artikeln kommer att utforska strategier och bästa praxis för att förbättra AP-processer inom utbildningsinstitutioner.

  • Implementera automatisk fakturahantering

Automation är en spelomvandlare för skolor som vill förbättra sin AP-process. Automatiserade fakturahanteringsverktyg kan fånga, extrahera och validera data från fakturor, vilket minskar behovet av manuell datainmatning. Detta påskyndar inte bara handläggningstiden utan minimerar också risken för fel och gör att personalen kan fokusera på mer värdeskapande uppgifter.

Ett område som förbises är hur automationsprojekt förbättrar godkännandeprocessen.

  • Väldefinierade arbetsflöden för godkännande är avgörande för att säkerställa att fakturor behandlas effektivt och i enlighet med skolans policyer.
  • Implementera tydliga godkännandehierarkier och aviseringssystem för att hålla intressenter informerade om status för fakturor.
  • Använd teknik för att automatisera routing baserat på förutbestämda regler, vilket påskyndar godkännandeprocessen.

Enligt vår erfarenhet visar branschstudier också att implementering av en automatiserad fakturalösning snabbar upp bearbetningscykeln med upp till 74% och minskar fakturahanteringskostnaderna med upp till 80%. För att uppnå detta bör din Invoice Automation-lösning. En av de ledande fakturaautomationslösningarna, SAP Concur Invoice, fick detta att hända genom att tillhandahålla systemfunktioner som minskar manuell datainmatning, automatiserar rutinuppgifter som matchning av priser och inköpsorder, och har dokument redo för snabbare och effektivare godkännande.

  • Förbättra leverantörssamarbetet

Under 2024 bör framgångsrika AP-avdelningar prioritera leverantörssamarbete. Att bygga starka relationer med leverantörer kan leda till bättre villkor, rabatter och förbättrad total effektivitet i försörjningskedjan. Att utnyttja leverantörsportaler och kommunikationsverktyg kan underlätta samarbete i realtid, vilket gör det lättare att lösa problem, förhandla om villkor och dela viktig information. AP-team bör fokusera på transparent kommunikation och ömsesidigt fördelaktiga partnerskap för att främja ett harmoniskt ekosystem för leverantörer.

Ett sätt att förbättra samarbetet är genom att uppmuntra leverantörer att använda onlineportaler för inlämning och spårning av fakturor. Leverantörsportaler effektiviserar faktureringsprocessen, minskar behovet av manuell hantering och ger insyn i fakturastatus i realtid. Om du inte har leverantörsportaler, kommer en enkel användning av central AP-e-post där leverantörer kan skicka fakturan och få "triage" redan ge dig 30-40% förbättring i handläggningstid. 

Ur School AP-perspektiv, om du använder rätt samarbetsverktyg för leverantörer, som SAP Concur Invoice, kan du dra fördel av rabatter för tidiga betalningar, lägre transaktionsfel och bättre bedrägeribekämpning och tillåta konstant transaktionsspårning (svarar på frågan var är fakturan och betalningen). Från säljarens sida bör rätt verktyg göra det möjligt för dem att se statusen för sina betalningar.

  • Använd kreditkortsrabattprogram

I en värld av leverantörsreskontra (AP) kan varje sparad dollar ha en betydande inverkan på ett företags resultat. En innovativ strategi som företag alltmer antar för att öka sin ekonomiska effektivitet är att anta nya sätt att använda kreditkortsprodukter. En sådan innovation är att använda ett kreditkortsrabattprogram. Ett kreditkortsrabattprogram är ett finansiellt arrangemang där ett företag använder ett företags kreditkort för att göra betalningar till leverantörer, leverantörer eller tjänsteleverantörer. I utbyte mot att använda kortet för dessa transaktioner får företaget en procentandel av det totala köpesumman tillbaka som kontantrabatt eller belöningspoäng.

En av de omedelbara fördelarna med att använda ett företagskreditkort för AP är möjligheten till kostnadsbesparingar. Många kreditkortsföretag erbjuder konkurrenskraftiga återbetalningsprocenter eller belöningar, vilket effektivt minskar de totala kostnaderna för affärsutgifter. En av de ledande leverantörerna av kreditkortsrabattprogram är Avidxchange – en SAP Concur-partner. Enligt deras erfarenhet sparade AP-automatiseringsprogramvaran mer än $7 per faktura.

Men utöver kostnadsbesparingarna, tänk också på att kreditkort förenklar betalningsprocessen genom att konsolidera alla transaktioner på ett enda kontoutdrag. Detta gör det lättare för AP-team att spåra utgifter, stämma av konton och identifiera avvikelser.

Dessutom kan kassaflödet också förbättras. Kreditkortsbetalningsvillkor ger ofta en respitperiod, vilket gör att företag kan skjuta upp faktisk betalning samtidigt som de får rabatter omedelbart. Detta kan avsevärt förbättra kassaflödeshanteringen och rörelsekapitalet.

Slutligen kan användning av kreditkort för betalande leverantörer ge ett extra lager av rapporter som kan ge utgiftsinsikter. Kreditkortsutdrag ger detaljerade transaktionsdata, vilket gör det lättare att kategorisera och analysera utgifter. Dessa data kan vara ovärderliga för budgetering, kostnadsanalys och ekonomisk planering.

Slutsats

Effektiva AP-processer är avgörande för att stödja den administrativa ryggraden i utbildningsinstitutioner. Genom att anamma verktyg som SAP Concur Invoice för att förbättra automatisering, leverantörssamarbete och integration med innovativa produkter – som AvidXchanges kreditkortsrabattprogram, kan skolor förbättra sina AP-processer avsevärt under 2024. Dessa förbättringar effektiviserar inte bara verksamheten utan möjliggör också bättre finansiell kontroll, kostnadsbesparingar och förbättrad efterlevnad. I slutändan är resultatet en utbildningsinstitution som är bättre rustad att ge en sömlös upplevelse för alla intressenter i ett ständigt föränderligt utbildningslandskap.

Av: JL Diaz

Leave a comment

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

sv_SESvenska