Blog Business Strategy Cloud ERP ERP Implementation SAP S/4HANA

Sju lärdomar från SAP S/4HANA-migrering i offentlig sektor

Migrerar till S/4HANA i offentlig sektor är miljön ett komplext projekt med många variabler. Hur ska projektet struktureras för att hantera risker? Vad är superanvändarnas (centrala och avdelningsmässiga) engagemang i projektet? Vilken är den tekniska migreringsvägen för varje miljö? Efter att ha migrerat några offentliga myndigheter till S/4HANA miljö, är Phoenix glad över att dela med sig av de sju viktigaste lärdomarna från S/4HANA Migration in Public Sector.

1. PMO Office bör installeras först.

Att inrätta ett projektledningskontor (PMO) kan verka skrämmande. Det kräver noggrann planering, medvetet relationsbyggande, felfritt utförande och ständiga förbättringar. Överst på programmets/projektets organisationsdiagram finns en ruta med titeln PMO, som representerar Project Management Office. Rollen för PMO är en funktion som är mest kritisk för alla SAP-företagsprojekt. Detta beror på att det åstadkommer en konvergens av det nödvändiga ledarskapet, erfarenheten, metodiken, verktygen och resurserna som resulterar i projektframgång och levererar värde för verksamheten. Vår erfarenhet av att framgångsrikt leverera SAP-företagsprogram och projektledningskonsulttjänster och bemanningstjänster gör det möjligt för företag att utnyttja, harmonisera och förbättra sin teknik, processer och mänskliga prestationer. Därför förbättrar affärskapaciteten, vilket resulterar i större affärsvärde.

2. Change Management bör inte vara en eftertanke

En smidig och hållbar SAP-utbyggnad är inte bara en fråga om teknik, utan också om användaracceptans, så en förändringsansvarig kan spela en nyckelroll i ett projekts framgång genom att identifiera förändringarna och aktivt stödja ledningsgruppen under anpassningsprocessen. IT-projekt – särskilt de som är kopplade till en SAP-utbyggnad – förändrar mer än bara systemlandskapet. Eftersom den ansvariga projektgruppen fokuserar på tekniska frågor, finns dock nyckelaspekter av förändringsledning ofta inte ens på dess radar, och ändå är hög användaracceptans en förutsättning för att ett IT-projekt ska lyckas.

Därför bör en förändringsledare utses tidigt i projektet. Den här handläggarens uppgift är att förstärka ledningsgruppen så att de kan åta sig att stödja sin personal under förändringsprocessen.

En del personal fruktar alla förändringar och blir omedelbart defensiva. Om de kan bedöma exakt vad det kommer att betyda för dem personligen kommer detta att ha en positiv inverkan – särskilt på deras vilja att anpassa sig. Chefer som hanterar denna fråga måste visa sina anställda att de är uppskattade – nyckeln till framgångsrik förändringsledning.

3. SAP Super Users är mycket värdefulla

Det första att förstå som en SAP Super User är att du är den första raden av support för dina kunder (dina kollegor som använder SAP). När de behöver hjälp med att köra en transaktion, identifiera källan till ett problem eller förstå integrationspunkter, vänder sig till dig för svar. Detta kräver en gedigen förståelse för SAP, kunskap om dina affärsprocesser och en hel del tålamod. Tålamodet blir absolut nödvändigt när du får samma fråga för elfte gången.”

Så en superanvändare är en svarsperson för SAP på lokal nivå, där åtgärden är. Joe fortsätter dock att säga att en SAP Super User också är en länk mellan den tekniska personalen och användargruppen. Han tillägger också att en superanvändare kan anlitas för att utföra testning av nya SAP-versioner; och måste vara redo att ge användarutbildning, ibland med ett ögonblicks varsel.

4. Testa, testa, testa

Med SAP S/4HANA finns det ett antal arkitektur- och tekniska förändringar, tillsammans med funktionella förändringar, att ta till sig. Dessa kommer att ha stor inverkan på vad och hur du testar i ditt SAP-landskap framöver.

Med de många arkitektur- och funktionsförändringarna i åtanke är det viktigt att noggrant testa både nya och befintliga funktioner när man påbörjar en S/4HANA-migrering. Varför? För att säkerställa att affärsverksamhet, system och processer fortsätter som vanligt under och efter flytten. Fyra nyckeltester rekommenderas:

  • Rollbaserad testning

Med introduktionen av SAP Fiori har rollbaserad testning en viktig roll att spela. Det finns mer än 300+ roller tillgängliga, som alla kan köras på kompatibla enheter. Det är därför mycket viktigt att testa alla roller, inte bara på bärbara och stationära datorer, utan även på alla kompatibla mobila enheter.

  • Funktionstestning

Grundliga tester av alla nya funktioner kommer att vara en av de viktigaste aspekterna av SAP S/4HANA-migreringstestning. En regressionstestsvit kan byggas kring funktionsförändringarna och jag skulle uppmana till användning av automation för detta. Organisationer som redan har investerat i automationsverktyg kan utnyttja dessa för att testa de nya funktionerna. Förutom dessa verifieringar bör funktionstester också utföras för att verifiera funktionaliteten hos ett HANA-projekt på flera enheter, inklusive populära mobila plattformar.

  • Prestandatester

Eftersom SAP har introducerat sin egen SAP HANA-databas är det viktigt att investera lite tid i att se till att prestandan för ditt SAP HANA-projekt ligger långt över den erforderliga prestationsnivån. Här bör vi vara fokuserade på nyligen introducerade processer och inte bli förvirrade av att göra prestandatester av SAP HANA-databasen eftersom SAP HANA levererar ledande prestanda och utskalningsförmåga och möjliggör realtids-BI för företag. Snarare bör din prestandatestning av de nyligen introducerade processerna valideras av en redan befintlig prestandabaslinje. Detta kommer att säkerställa att dataöverföring i realtid är optimal för dessa processer.

  • Rapporterar testning

Med introduktionen av SAP HANA-system som framför allt kombinerar realtidsanalys med transaktionsinformation, har det blivit viktigt att verifiera BI-rapporter. Förutom att verifiera riktigheten av HANA-baserade BI-rapporter, säkerställer funktionstestning av dessa rapporter att SAP HANA-applikationer och rapporter som testas är fullt funktionella.

5. Följ bästa praxis för S/4HANA-migrering

Vad står på spel i SAP S/4HANA-migreringsprocessen? Riskerna sträcker sig från onödiga utgifter för migreringen på grund av långa arbetscykler till möjliga affärsstörningar från haverier i etablerade affärsprocesser. Genom att arbeta med många organisationer om S/4HANA-migrering har vi funnit att följande metoder är användbara för att minska migreringsrisker:

  • Bedöma ditt nuvarande SAP-landskap – du behöver inte migrera allt. Du kan dra tillbaka eller ersätta vissa delar av din nuvarande SAP-miljö. Att göra detta rätt innebär att se dina SAP-lösningar ur både affärs- och IT-perspektiv.
  • Rita en färdplan – Återigen, när du arbetar ur affärsmässig synvinkel, lönar det sig att kartlägga vart du är på väg med SAP. Vilka framtida behov räknar du med? Hur väl kommer S/4HANA-migreringen att tillfredsställa dessa behov? Vilka andra luckor behöver åtgärdas när du planerar din kurs mot migration? (t.ex. finns det element som kräver anpassad kodning?)
  • Att tänka igenom din arkitektur – Verksamheten som byggde upp det befintliga SAP-landskapet kanske inte är så lik den verksamhet du arbetar i idag. Det är en bra idé att ta en noggrann titt på dina verkliga arkitektoniska behov och planera migreringen därefter. Till exempel kan du ha integrationer med tredjepartssystem eller tillgänglighetskrav som behöver uppdateras. Uppkopplingen har också förändrats mycket de senaste åren. Migrationen bör spegla denna verklighet. Den nya arkitekturen kan behöva stödja nya typer av fjärråtkomst och parametrar för säkerhet/efterlevnad.
  • Utbilda ditt folk – det är inte bara SAP-lösningarna som kommer att migreras. Dina användare och IT-team kommer också att göra betydande förändringar i hur de arbetar. Att migrera till S/4HANA introducerar ny teknik, användargränssnitt och processer i ditt företag – som alla kräver utbildning. Det kommer nya användargränssnitt, nya administrativa arbetsbelastningar och så vidare.
  • Säkerställa anslutning till tredje part – S/4HANA kommer att ansluta till tredje part. Även om detta inte är din nuvarande strategi kommer det troligen att vara det. Allianser mellan företag och teknikplattformar är en bas i digitala transformationer. Det kan finnas mer än ett fåtal kritiska applikationer som länkar till ditt SAP-landskap. Migrationen måste ta hänsyn till dessa kopplingar.
6. Underskatta inte träning

S/4HANA-migrering är en utomordentligt komplex process och kräver adekvat kunskap och utbildning i ämnet för att uppnå maximala fördelar. Som med alla större implementeringsprojekt är det absolut nödvändigt att engagera sig i ordentlig planering i förväg. Få buy-in från alla inblandade avdelningar. Identifiera tydligt behoven, utmaningarna och fördelarna med ditt S/4HANA-system. Förstå hela processen och kostnaden för migrering för att säkerställa att lämplig tid och resurser kan ägnas åt projektet.

Eftersom S/4HANA måste förenkla SAP (men inte dess fantastiska funktionalitet), kan det förändra hur du använder ditt ERP, helst till det bättre. Räkna med att omvärdera din verksamhet och processer i leveranskedjan för att säkerställa en smidig övergång av data och arbetsflöden. Se till att avsätta ytterligare tid för att utbilda användare för att få ut det mesta av ditt nya SAP S/4HANA-system också.

7. Go Live är inte slutet

Det finns många fördelar med att samarbeta med en SAP AMS-leverantör.

  • Gör det möjligt för din IT-organisation att vara mindre taktisk och mer strategisk

AMS-leverantörer förstår behovet av att göra det möjligt för din IT-organisation att vara strategisk och fokuserad på att skapa mer värde från din SAP-lösning. Traditionellt fokuserar IT-organisationer främst på att "hålla ljuset på" och inte inse det verkliga värdet av SAP. En bra AMS-partner fungerar som en förlängning av din IT-personal, fokuserad på att göra det möjligt för ditt team och organisation att driva och leverera värdeskapande SAP-lösningar.

  • Skräddarsydda AMS-lösningar efter dina behov

När ditt företags- och IT-behov förändras, anpassar din AMS-partner sig för att möta dina krav. De inser värdet av ett pålitligt, långsiktigt partnerskap i motsats till långtidskontrakt. Application Management Services-erbjudanden kommer att anpassas till kraven från din IT-drift. Ni kan samarbeta för att definiera en leveransmodell av rätt storlek och rätt-shored för din organisations specifika behov.

  • AMS påverkar ROI positivt

En bra AMS-leverantör kommer att tillhandahålla expertis i världsklass till ett exceptionellt värde för företag av alla storlekar. Kunder får experthjälp från SAP på begäran, inom alla funktionella eller tekniska områden, och ofta utan behov av resekostnader. Tjänsterna är lätta att komma åt, lätta att arbeta med och alltid tillgängliga.

Kontakta oss för information om implementering av SAP S/4HANA här.

Av Vikas Pathak

Leave a comment

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

sv_SESvenska